Kto może zajrzeć do teczek?

Wszystkie akta osobowe zatrudnionych podlegają ochronie danych osobowych. Pracownik ma natomiast pełne prawo wglądu do swoich teczek.

Skarga do Państwowej Inspekcji Pracy albo wystąpienie do sądu pracy - oto, co może zrobić pracownik, któremu nie pozwolono zajrzeć do własnych akt osobowych i dotyczącej go dokumentacji, gromadzonej w tzw. kadrach firmy. Na odmowę nie ma żadnego usprawiedliwienia. Tak samo, jak na udostępnienie zawartych tam informacji osobom do tego nieupoważnionym bez zgody pracownika, którego dotyczą.

Grzywna za brak akt

Akta osobowe pracownika składają się na jedną z ważniejszych w zakładzie pracy dokumentacji. Jeżeli pracodawca jej nie prowadzi, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika i w konsekwencji podlega karze grzywny. Inspektorzy pracy przeprowadzający kontrolę w przedsiębiorstwie z reguły swoje czynności rozpoczynają od zajrzenia do dokumentacji pracowniczej. Dlaczego? Na jej podstawie można w niemałym stopniu ocenić, jak pracodawca przestrzega prawa zatrudnionych.

Przed podjęciem pracy

Zasadą jest, że pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

Zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym do kodeksu pracy dotyczącym prowadzenia dokumentacji pracowniczej, od osoby ubiegającej się o zatrudnienie można żądać złożenia: wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii, świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy, świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego, orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Po podjęciu pracy

Zakwalifikowany kandydat przede wszystkim powinien otrzymać umowę o pracę. Jej drugi egzemplarz zostaje włączony do jego akt osobowych. Dotyczy to także pisemnego potwierdzenia przez pracodawcę rodzaju umowy o pracę zawartej z pracownikiem i warunków tej umowy, którego odbiór pracownik musi podpisać.
Akta osobowe pracownika składają się z trzech części. W części A są dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie.

Część B zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym m.in.: umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków). Jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę to także pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika m.in. z regulaminem pracy, przepisami bhp, zakresem informacji objętych tajemnicą, systemem czasu pracy obowiązującym w zakładzie oraz zaświadczenia o ukończeniu szkolenia bhp, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej. Pracodawca prowadzi dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Dostęp do teczek

Zakaz udostępniania akt osobowych pracownika nie dotyczy wszystkich. Wgląd w dokumentację pracowniczą przysługuje organom kontrolnym lub instytucjom uprawnionym do tego z racji swojej roli. W określonych sytuacjach z zawartością teczek pracowników mogą zapoznać się np. inspektorzy PIP, społeczni inspektorzy pracy działający w danym zakładzie, sądy, pracownicy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.