Od 1 stycznia 2019 roku wejdzie w życie nowelizacja Kodeksu pracy. Zmiany dotyczyć będą: sposobu wypłaty wynagrodzenia za pracę, prowadzenia akt osobowych, przechowywania akt osobowych. Warto się na nie przygotować już teraz. Dlaczego?

Trzy planowane zmiany w zakresie prawa pracy:

Wypłata wynagrodzenia za pracę

Aktualnie zgodnie z art. 86 par. k.p. podstawową formą wypłaty wynagrodzenia jest gotówka do rąk pracownika. Inna forma wypłaty wymaga odpowiedniej regulacji układu zbiorowego pracy lub uprzedniej pisemnej zgody pracownika.
Od 1 stycznia 2019 roku wypłata wynagrodzenia ma być dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Z uwagi na wprowadzoną zmianę numer rachunku bankowego pracownika będzie dodatkową informacją, której pracodawca będzie mógł żądać od pracownika na podstawie art. 22(1) par. 2 k.p.

W związku z wejściem w życie nowych przepisów, do 21 stycznia 2019 roku pracodawca musi poinformować pracowników o obowiązku podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę albo złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych. Informację należy przekazać pracownikom w sposób przyjęty u danego pracodawcy, a zatem może to być pismo lub np. korespondencja e-mail.

Pracownik powinien podać pracodawcy numer rachunku płatniczego albo zlożyć wniosek dotyczący dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk w ciągu 7 dni od dnia otrzymania od pracodawcy powyższej informacji.

Z zakupami w niedzielę nie będzie w tym roku łatwo. Które są handlowe: w styczniu, w lutym i w całym 2019 roku? Kliknij w ten tekst, dowiesz się wszystkiego.

Prowadzenie akt osobowych

Duże zmiany zostaną wprowadzone także w zakresie prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie ze zmienionym art. 94 ust. 9a) k.p. pracodawca będzie mógł prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w postaci papierowej lub elektronicznej.

Nowy przepis art. 94(8) k.p. reguluje sposób zmiany akty papierowych na elektroniczne. Niestety nie wystarczy proste zeskanowanie dokumentacji. Odwzorowanie cyfrowe dokumentacji będzie bowiem wymagało opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, potwierdzających zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Przejście z dokumentacji elektronicznej na papierowa jest prostsze. Wystarczy sporządzić wydruk i opatrzyć go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
Obie formy prowadzenia dokumentacji będą równoważne.

Od nowego roku zmieni się także układ akt osobowych: zamiast części A, B i C akta podzielone zostaną na części A, B, C i D. Nowa część D ma zawierać dokumentację związaną z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej, a jej dodanie ma ułatwić usuwanie z akt informacji o ukaraniu po zatarciu się kary. Zmieni się także zakres dokumentacji przechowywanej w części B, a także zakres pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Szczegółowe regulacje w tym zakresie ureguluje rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Na stronie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej można śledzić przebieg prac nad tym rozporządzeniem. Załączony projekt jest datowany na 22 listopada 2018 roku i zawiera odpowiedzi na część wątpliwości i sugestii zgłaszanych w procesie konsultacji. Nie jest jednak wykluczone, że projekt ten ulegnie dalszym zmianom.

Co istotne, z aktualnej treści projektu wynika, że do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników pozostających w zatrudnieniu na 1 stycznia 2019 roku nowe rozporządzenie stosuje się z wyłączeniem regulacji dotyczącej nowego schematu akt osobowych. Oznacza to brak obowiązku dostosowania akt osobowych z wcześniejszego okresu do nowej regulacji. Dopiero dokumentacja gromadzona od 2019 roku musi być porządkowana zgodnie z nowymi zasadami.

Przechowywanie akt osobowych

Wobec aktualnego obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat istotną zmianę przewiduje nowe brzmienie art. 94 ust. 9b) k.p. Zgodnie z jego treścią pracodawca będzie miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. A zatem okresem podstawowym przechowywania dokumentacji od 2018 roku będzie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Jeden z wyjątków od tej zasady wprowadza już Kodeks pracy w art. 94(4) dla dokumentacji, która może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, którego pracodawca jest strona lub o którego wszczęciu wie.

Z zakupami w niedzielę nie będzie w tym roku łatwo. Które są handlowe: w styczniu, w lutym i w całym 2019 roku? Kliknij w ten tekst, dowiesz się wszystkiego.

Kodeks wprowadza przy tym nowy obowiązek informacyjny pracodawcy. Zgodnie z art. 94(6) k.p. wraz ze świadectwem pracy ma on przekazać pracownikowi pisemnie lub elektronicznie informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji oraz o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania. Zgodnie bowiem z art. 94(7) k.p, pracodawca ma obowiązek zniszczyć dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej.

Warto dodać, że nowelizacja wyraźnie przewiduje obowiązek kontynuowana prowadzenia dotychczasowej dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z pracownikiem w okresie obowiązkowego przechowywania dokumentacji. Dla takiej kontynuowanej dokumentacji okres przechowywania liczyć należy od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązał się lub wygasł ostatni stosunek pracy tego pracownika.

Z zakupami w niedzielę nie będzie w tym roku łatwo. Które są handlowe: w styczniu, w lutym i w całym 2019 roku? Kliknij w ten tekst, dowiesz się wszystkiego.

Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed 2019 rokiem ustala się na podstawie przepisów dotychczas obowiązujących. Możliwe jest jednak skrócenie terminu przechowywania tej dokumentacji dla stosunków pracy nawiązanych w okresie 1 stycznia 1999 r. -31 grudnia 2018 r., przez złożenie do ZUS tzw. raportu informacyjnego. W przypadku skorzystania z tej możliwości okres przechowywania skraca się do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

Raport informacyjny zdefiniowany

został w art. 4 us. 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Stanowi on zestawienie informacji dotyczące ubezpieczonego i obejmuje m.in. dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty za lata kalendarzowe przypadające w okresie od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2018 r., dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, oraz datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

Dr Iwona Więckiewicz-Szabłowska z kancelarii Chudzik i Wspólnicy

Za kilka miesięcy nie będzie można kupić w Polsce w ogóle papierosów? Czy to możliwe, kliknij po prostu w ten tekst a dowiesz się więcej.