Ochrona danych osobowych. Spółdzielnie chcą informacji o lokatorach

Tylko upoważnieni

Tylko upoważnieni

Dostęp do danych osobowych,
a więc także tych zawartych w wypełnionym oświadczeniu, mogą mieć jedynie osoby upoważnione, czyli takie, którym administrator danych (w tym przypadku spółdzielnia) nadał upoważnienie do przetwarzania danych. Wśród tych osób mogą być gospodarze domów. Każde upoważnienie jednak powinno zawierać imię i nazwisko osoby upoważnionej, datę nadania i ustania upoważnienia oraz identyfikator (jeżeli dane są przetwarzane w systemie informatycznym). Osoby, które zostały upoważnione do przetwarzania danych, są zobowiązane zachować w tajemnicy dane, do których przetwarzania zostały upoważnione oraz sposoby ich zabezpieczenia. Za chociażby umożliwienie dostępu do danych osobom nieupoważnionym (np. dzieciom) administrator danych lub osoba zobowiązana do ochrony danych (gospodarz domu) podlega karze grzywny, ograniczenia wolności bądź pozbawienia wolności do
lat 2.

- Oświadczenia mieliśmy przekazać sprzątaczce, która pełni funkcję gospodarza domu. Gospodarze domów, zbierając te oświadczenia od lokatorów, często korzystają z pomocy swoich dzieci albo współmałżonków. Skąd ja wiem, czy moje dane nie trafią gdzieś w niepowołane ręce, czy ktoś nie zechce ich do czegoś wykorzystać? - zastanawia się oburzona Czytelniczka, należąca do Koszalińskiej Spółdzielni Mieszkaniowej "Nasz Dom". - Poza tym zastanawiam się, po co spółdzielni te wszystkie dane? Przecież niezbędne informacje o lokatorach są w jej dokumentach. Oświadczenia powinny dotyczyć liczby osób faktycznie zamieszkujących w danym mieszkaniu, bo te informacje potrzebne są do rozliczenia tego, z czego korzystają wszyscy wspólnie, a więc na przykład należności za prąd na klatce schodowej, korzystanie z windy, czy wywóz śmieci - dodaje Czytelniczka.

Prezes KSM "Nasz Dom" Eugeniusz Redlarski twierdzi, że zakres oświadczenia jest zgodny z ustawą o ochronie danych osobowych, jego treść była konsultowana z prawnikiem. - Prośba o podanie daty i miejsca urodzenia, imion rodziców, numeru PESEL opatrzona jest gwiazdką z odnośnikiem, że można je podać lub nie. Nic się nie stanie jeśli ktoś ich nie poda. Te informacje służą wyłącznie naszym wewnętrznym celom ewidencyjnym - wyjaśnia prezes, dodając też, że gospodarze domów nie są osobami postronnymi, lecz pracownikami spółdzielni uprawnionymi do dostarczania lokatorom i odbierania od nich spółdzielczej korespondencji.

- Obowiązek złożenia oświadczeń o liczbie osób faktycznie zamieszkujących w lokalu wynika z konieczności rzetelnego rozliczenia - w przeliczeniu na jedną osobę - kosztów wywozu śmieci, wspólnie zużywanej energii elektrycznej, nieopomiarowanego zużycia wody. Jest to w interesie członków naszej spółdzielni. Podanie telefonu kontaktowego wbrew pozorom także jest w ich interesie. Gdy coś złego się w mieszkaniu dzieje, w przypadku zaistnienia jakiejś szkody lub awarii podczas nieobecności lokatorów, łatwiej nawiązać z nimi kontakt. Nie trzeba wzywać policji, włamywać się do mieszkania, co zdarza się, gdy nie ma jak skontaktować się z lokatorami - mówi Eugeniusz Redlarski.

Nie ukrywa, że dane o lokatorach potrzebne są spółdzielni także po to, by łatwiej jej było dochodzić roszczeń wobec tych, którzy zalegają z opłatami za mieszkanie. - Każdy kto korzysta z lokalu ma - zgodnie z prawem - obowiązek łożyć na utrzymanie tego lokalu. Zatem można byłoby obciążać należnościami nie tylko właściciela mieszkania czy głównego najemcę, ale solidarnie wszystkich, którzy w nim mieszkają dodaje prezes Eugeniusz Redlarski.

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych Wojciech Rafał Wiewiórowski:

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych Wojciech Rafał Wiewiórowski.

- Z przepisów ustaw przepisów branżowych regulujących działalność spółdzielni mieszkaniowych nie wynika, aby spółdzielnia na ich podstawie mogła pozyskiwać i gromadzić dane osobowe osób stale lub faktycznie mieszkających w danym lokalu. Nie dotyczy to jednak informacji o liczbie przebywających w nim osób, zwłaszcza że wiele spółdzielni za podstawę rozliczeń części opłat przyjmuje właśnie liczbę osób mieszkających w lokalu, wpisując takie unormowania do swoich statutów. W związku z tym spółdzielnia, w celu naliczenia opłat, ma prawo żądać podania informacji o liczbie osób przebywających w lokalu. Jeśli natomiast ma zamiar pozyskiwać dane osobowe wszystkich lokatorów, a nie uprawnia jej do tego żaden z branżowych przepisów prawa, musi wskazać, co ją do tego upoważnia. W tej sytuacji zastosowanie znajdą przepisy ustawy o ochronie danych osobowych. Należy zwrócić uwagę, iż spółdzielnia, pozyskując dane osobowe, zobowiązana jest, zgodnie z przepisami tej ustawy, poinformować osoby, których dane dotyczą, m.in. o celu zbierania tych danych oraz o dobrowolności albo obowiązku podania ich, a jeżeli taki obowiązek istnieje - o jego podstawie prawnej. Jeśli oświadczenie, w którym członkowie spół-
dzielni mają podać dane osobowe osób mieszkających z nimi w danym lokalu, zawiera odnośnik (gwiazdkę) wskazujący, iż wpisanie tych danych jest dobrowolne, wówczas działania spółdzielni mieszkaniowej, czyli ich administratora, nie naruszają ustawy o ochronie danych osobowych.